DSGVO-konformes KI-System • Ihr Eigentum statt Abo
Virtuelle KI-Mitarbeiter für den Mittelstand – eingearbeitet und unter Ihrer Kontrolle
AI Cowork ist ein unternehmenseigenes KI-System für den Mittelstand. Virtuelle KI-Mitarbeiter unterstützen Ihr Team bei E-Mails, Angeboten, Aufgaben, Dokumentation und der Datenpflege in CRM oder ERP. Das System läuft auf Ihrer eigenen Instanz, arbeitet mit Ihrem Firmenwissen und führt kritische Änderungen erst nach Ihrer Freigabe aus.
Redaktionell geglättetes Transkript der AI-Cowork-Demo: Die folgenden Kapitel geben den vollständigen Inhalt der rund zehnminütigen Produktvorführung wieder.
– Dashboard als zentraler Zugang
Die Demo zeigt, wie eine KI-Integration für Unternehmen aufgebaut sein kann. Ausgangspunkt ist ein geschütztes Dashboard, das wie eine Webanwendung aufgerufen wird. Nach dem Login greifen Mitarbeitende dort auf die für sie freigeschalteten KI-Funktionen und virtuellen KI-Mitarbeiter zu.
– Spezialisierte KI-Agenten
Im gezeigten System stehen verschiedene spezialisierte Agenten bereit. Dazu gehören ein E-Mail-Agent mit Zugriff auf freigegebene Postfächer, ein Meeting-Summary-Agent für automatische Zusammenfassungen aus Audioaufnahmen, ein Odoo-Agent für das CRM, ein PRD Flow Visualizer und ein Webseiten-Analyzer. Welche Agenten sichtbar und nutzbar sind, richtet sich nach dem jeweiligen Benutzerkonto.
– Rollen und Berechtigungen
Über die Benutzerverwaltung lassen sich virtuelle KI-Mitarbeiter gezielt einzelnen Personen oder Abteilungen zuweisen. So erhält beispielsweise das Marketing nur Zugriff auf die dafür vorgesehenen Funktionen, während Agenten für Buchhaltung oder andere sensible Bereiche getrennt bleiben. Das Berechtigungssystem begrenzt damit sowohl sichtbare Funktionen als auch verfügbare Daten.
– Meetings automatisch zusammenfassen
Der Meeting-Summary-Agent verarbeitet eine hochgeladene Audiodatei oder eine direkt gestartete Aufnahme. Ergänzend können Titel, Datum und Teilnehmende hinterlegt werden. Anschließend erstellt der Agent automatisch eine strukturierte Zusammenfassung des Gesprächs.
– Datenschutz und Erweiterbarkeit
Bei der Integration wird festgelegt, wo Daten verarbeitet und gespeichert werden. Die Lösung wird auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens abgestimmt und kann um weitere virtuelle KI-Mitarbeiter ergänzt werden. Art und Umfang der Agenten richten sich nach den Aufgaben der einzelnen Abteilungen.
– Zentrale Steuerung per Chat
Das Dashboard besitzt ein Chat-Interface, über das alle freigeschalteten Agenten angesprochen werden können. Im Hintergrund übernimmt ein koordinierender Agent die Rolle eines Abteilungsleiters: Er erkennt die Absicht einer Anfrage und übergibt sie an den passenden Spezialisten. Vergleichbar mit einem Team besitzt jeder virtuelle Mitarbeiter bestimmte Fähigkeiten, Unternehmenswissen und Werkzeuge für seine Aufgaben.
– E-Mails abrufen und bearbeiten
Die Frage nach der neuesten Nachricht im Posteingang wird zunächst vom koordinierenden Agenten analysiert und anschließend an den E-Mail-Agenten weitergeleitet. Dieser greift auf das freigegebene Postfach zu und zeigt die passende Nachricht direkt im Chat an.
– Spracheingabe und mobile Nutzung
Aufgaben können geschrieben oder per Sprache eingegeben werden. Gerade auf dem Smartphone ermöglicht die reduzierte Chatansicht eine Bedienung ähnlich wie bei bekannten KI-Assistenten. Das System erkennt die gesprochene Anfrage und leitet sie automatisch an den zuständigen virtuellen KI-Mitarbeiter weiter.
– Kontrollierter Zugriff auf das CRM
Eine Anfrage nach Projekten im CRM wird vom Odoo-Agenten abgelehnt, wenn die dafür benötigte Berechtigung fehlt. Eine erlaubte Anfrage nach den persönlichen Aufgaben wird dagegen beantwortet. Die Demo zeigt damit, dass ein Agent nur innerhalb seiner hinterlegten Zugriffsrechte arbeitet.
– Aufgaben in natürlicher Sprache erstellen
Der Odoo-Agent zeigt bestehende persönliche Aufgaben an und kann neue Einträge anlegen. In der Demo wird eine Aufgabe für ein Anleitungsvideo zur KI-Integration mit einem konkreten Fälligkeitsdatum formuliert. Der Agent überträgt die Angaben aus der natürlichen Sprache in das CRM und bestätigt die erfolgreiche Erstellung.
– E-Mails über das Agententeam versenden
Auch das Verfassen und Versenden einer E-Mail kann direkt im Chat beauftragt werden. Der koordinierende Agent übergibt den Auftrag an den E-Mail-Agenten. Sind mehrere Kontakte mit demselben Namen vorhanden, soll das System nachfragen, welche Adresse verwendet werden soll.
– Firmenwissen als Grundlage
Jede Installation wird auf das jeweilige Unternehmen abgestimmt und mit freigegebenem Unternehmenswissen verbunden. Dadurch kennt das System relevante Kontakte, Begriffe, Zuständigkeiten und Abläufe. Weitere Funktionen und virtuelle KI-Mitarbeiter können später ergänzt werden.
– Ein erweiterbares Team virtueller KI-Mitarbeiter
Das Dashboard bündelt Chat, Spracheingabe, Agenten und Berechtigungen an einem Ort. Mitarbeitende formulieren eine Aufgabe, das System wählt den zuständigen virtuellen KI-Mitarbeiter und führt den Auftrag nach den hinterlegten Regeln aus. So lassen sich klassische Automatisierungen mit einem flexibel einsetzbaren digitalen Team verbinden.
Die Realität im Mittelstand
Mehr Aufgaben, weniger Fachkräfte
Wiederkehrende Aufgaben binden qualifizierte Mitarbeitende. Gleichzeitig entstehen durch uneinheitlich genutzte KI-Tools neue Anforderungen an Datenkontrolle und Qualität.
Qualifizierte Mitarbeiter fehlen
Offene Stellen bleiben länger unbesetzt, während qualifizierte Mitarbeitende durch wiederkehrende Aufgaben gebunden sind. Das erschwert Wachstum und verlängert Bearbeitungszeiten.
Alles läuft noch manuell ab
E-Mails, Dokumente und Daten werden von Hand zwischen verschiedenen Systemen übertragen. Dadurch entstehen Medienbrüche, Wartezeiten und vermeidbarer Aufwand.
Unkontrollierte KI-Nutzung
Werden KI-Tools ohne einheitliche Regeln genutzt, entstehen unklare Datenflüsse, uneinheitliche Ergebnisse und zusätzlicher Kontrollbedarf.
Vom Einzeltool zum integrierten KI-System
Warum KI-Automatisierung im Mittelstand an Bedeutung gewinnt
Mittelständische Unternehmen prüfen zunehmend, welche wiederkehrenden Abläufe sich durch KI-Prozessautomatisierung sinnvoll unterstützen lassen. Dabei verbinden KI-Agenten Regeln, Firmenwissen und bestehende Workflows. Entscheidend sind messbare Entlastung, kontrollierte Datenflüsse und eine saubere Einbindung in bestehende Systeme.
Überwiegend manuelle Abläufe
Hoher Zeitaufwand pro Vorgang
Medienbrüche zwischen Systemen
Wissen bleibt an einzelne Personen gebunden
KI-gestützte Abläufe
Routineaufgaben werden vorbereitet
Informationen stehen schneller bereit
Bestehende Teams werden gezielt entlastet
Ein sinnvoller Einstieg beginnt mit klar abgegrenzten Prozessen, messbaren Zielen und kontrollierten Freigaben.
Ein Team aus digitalen Mitarbeitern für Ihre Prozesse
Wie neue Kollegen – nur virtuell: eingestellt, eingearbeitet und mit
Fähigkeiten ausgestattet. Sie gehören Ihrem Unternehmen und arbeiten rund um die Uhr.
1
Einstellen
Sie entscheiden, welche virtuellen Mitarbeiter Sie brauchen – vom Vertrieb bis zur Verwaltung.
2
Einarbeiten
Wir trainieren sie auf Ihr Unternehmen: Ihre Abläufe, Ihre Begriffe, Ihr Wissen.
3
Fähigkeiten geben
Skills wie E-Mail, Angebote, Aufgaben oder Protokolle werden gezielt freigeschaltet.
4
Arbeiten lassen
Sie übernehmen Routine, schlagen vor, führen nach Freigabe aus – und lernen dazu.
Fähigkeiten
Welche Aufgaben Ihre KI-Mitarbeiter übernehmen
Fähigkeiten lassen sich kombinieren und jederzeit erweitern.
E-Mail-Automatisierung
Analysiert eingehende E-Mails, erstellt passende Antwortentwürfe und berücksichtigt Tonalität sowie Firmenwissen. Der Versand erfolgt entsprechend Ihren Freigaberegeln.
Angebotsvorbereitung und Aufgaben
Erkennt Angebotsanfragen und Aufgaben in E-Mails, bereitet Angebotsentwürfe vor und legt freigegebene Aufgaben im verbundenen System an.
Beliebteste Fähigkeit
CRM- und ERP-Datenpflege
Bereitet neue Kontakte, Vorgänge und Statusänderungen für CRM oder ERP vor. Kritische Änderungen werden vor der Übernahme freigegeben.
KI-Wissensmanagement
Nutzt freigegebene Dokumente, Abläufe und Begriffe als Unternehmenswissen für nachvollziehbare und kontextbezogene Antworten.
Meeting-Protokolle und Aufgaben
Erstellt aus Audio-Aufnahmen Zusammenfassungen, Entscheidungen und Aufgabenlisten zur anschließenden Prüfung.
Zusatzfähigkeit
Kontinuierliche Prozessverbesserung
Macht wiederkehrende Engpässe und Korrekturen sichtbar, damit Abläufe gezielt verbessert werden können.
Ihr Eigentum
Ein unternehmenseigenes KI-System ohne SaaS-Lizenz
AI Cowork wird individuell für Ihr Unternehmen aufgebaut. Instanz, Rollen, Datenflüsse und Erweiterungen werden auf Ihre Anforderungen abgestimmt.
Typisches SaaS-Modell
Nutzung über ein laufendes Lizenzmodell
Betriebsumgebung wird vom Anbieter vorgegeben
Funktionsumfang ist weitgehend standardisiert
Kosten richten sich häufig nach Nutzern oder Verbrauch
Anpassungen bewegen sich im Rahmen der Plattform
AI Cowork
Einmaliger Aufbau mit vereinbartem Projektumfang
Eigene, getrennte Instanz
Mit Unternehmenswissen und Regeln konfiguriert
Keine laufenden AI-Cowork-Lizenzgebühren
Modular über Fähigkeiten und Schnittstellen erweiterbar
Technischer und wirtschaftlicher Vorteil
Als Unternehmenslösung gedacht – nicht als weiteres KI-Tool
AI Cowork verbindet gemeinsame Nutzung, wirtschaftlichen Modellbetrieb und dokumentierte Kontrolle in einem produktiven System.
Eine gemeinsame Unternehmenslösung
Alle Mitarbeitenden arbeiten im selben kontrollierten System – mit einheitlichem Firmenwissen, klaren Rollen, Berechtigungen und Freigaben.
Aufgabenbezogenes Modellrouting spart Tokenkosten
Für jede Aufgabe wird das passende LLM eingesetzt. Das leistungsstärkste und teuerste Modell läuft nur dort, wo es einen echten Mehrwert bringt.
Produktiver Betrieb statt Eigenbau
Parallelität, Warteschlangen, Fehlerbehandlung und Integrationen sind bereits als Betriebslogik umgesetzt. Ihr Team muss diese technische Grundlage nicht selbst entwickeln und dauerhaft pflegen.
Dokumentierter Datenschutz
Datenflüsse, verwendete Modelle, Speicherorte, Löschfristen und Zugriffsrechte werden festgelegt und nachvollziehbar dokumentiert.
Ihr Nutzen
Vorteile der KI-Automatisierung für den Mittelstand
Konkrete Effekte für Prozesse, Teams und Kundenkommunikation.
Entlasten Sie qualifizierte Mitarbeitende
Virtuelle KI-Mitarbeiter übernehmen vorbereitende und wiederkehrende Aufgaben. Dadurch gewinnt Ihr Team mehr Zeit für Kunden, Entscheidungen und fachlich anspruchsvolle Arbeit.
Skalieren Sie wiederkehrende Prozesse
Wenn das Aufgabenvolumen steigt, lassen sich zusätzliche virtuelle Rollen und Fähigkeiten ergänzen. So wächst die Bearbeitungskapazität schrittweise mit Ihrem Bedarf.
Beschleunigen Sie wiederkehrende Aufgaben
Virtuelle Mitarbeiter verarbeiten Informationen, bereiten Ergebnisse vor und übergeben Aufgaben zur Freigabe. Dadurch werden Abläufe, die bisher viel manuelle Zeit gebunden haben, deutlich schneller.
Reduzieren Sie manuelle Fehler
Standardisierte Abläufe verringern Übertragungs-, Copy-and-Paste- und Flüchtigkeitsfehler. Kritische Änderungen werden weiterhin geprüft und freigegeben.
Steuern Sie kritische Aktionen
Vorschläge und Änderungen werden im Dashboard nachvollziehbar dargestellt. Abhängig von den festgelegten Regeln können Verantwortliche kritische Aktionen prüfen, freigeben oder stoppen.
Reagieren Sie schneller auf Kundenanfragen
Anfragen werden strukturiert, priorisiert und als Antwortentwurf vorbereitet. Mitarbeitende können die Inhalte prüfen und freigeben, wodurch sich Reaktionszeiten verkürzen lassen.
Stimmen
Warum sich Unternehmen dafür entscheiden
Was Geschäftsführung, Operations und IT berichten, wenn virtuelle Mitarbeiter
Routine übernehmen – mit voller Kontrolle und klaren Freigaben.
★★★★★
„Unsere virtuellen Mitarbeiter übernehmen die halbe Verwaltung – ohne neue Stelle. Genau das brauchten wir beim Fachkräftemangel."
ML
Markus L.
Geschäftsführer, Maschinenbau
★★★★★
„Dass das System uns gehört und auf unsere Abläufe trainiert ist, war entscheidend. Keine Blackbox, kein Abo."
TM
Tina M.
COO, Logistik
★★★★★
„Endlich DSGVO-konforme KI statt Schatten-Tools. Die Daten bleiben im Haus, und wir behalten die Kontrolle."
CW
Christian W.
IT-Leiter, Unternehmensgruppe
Unternehmen, die wir begleiten
Mittelstand, Konzerneinheiten und Organisationen in DACH – von Industrie
bis Finanzdienstleistung.
Persönliche Verantwortung
Peter Krause – KI-Berater, Buchautor und Gründer
Strategische Beratung, technische Umsetzung und persönliche Begleitung für mittelständische Unternehmen im DACH-Raum.
Verantwortlich für AI Cowork
AI Cowork wird unter der Leitung von Peter Krause entwickelt. Er begleitet Unternehmen von der Prozessanalyse über den ersten Pilot bis zum modularen Ausbau eines eigenen KI-Systems.
Für mittelständische Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitenden
AI Cowork eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen, in denen viele wiederkehrende E-Mail-, Dokumenten- und Verwaltungsprozesse anfallen. Die folgenden Merkmale zeigen, ob der Einsatz zu Ihrem Unternehmen passt.
Passt zu Ihnen, wenn …
Typischerweise 50 bis 500 Mitarbeitende
Wiederkehrende Verwaltungsprozesse & viele E-Mails
CRM, ERP oder mehrere Systeme im Einsatz
Fachkräftemangel spürbar
Datenschutz hat hohe Priorität
Bereit, in eine echte Lösung zu investieren – statt Tools zu testen
Typische Ansprechpartner: Geschäftsführung, COO / Operations, IT-Leitung. Auch größere Unternehmensgruppen können AI Cowork schrittweise in einzelnen Abteilungen oder Standorten einführen.
Überall dort, wo Angebote, Dokumentation, Service und Kommunikation
heute viel manuelle Arbeit kosten.
Mehr als der Start
Erweiterbar und zukunftssicher
Was Sie hier sehen, ist das Fundament. AI Cowork wächst mit Ihrem Unternehmen.
Neue virtuelle Mitarbeiter
Zusätzliche Rollen ergänzen Sie jederzeit unter denselben Datenschutz- und Freigaberegeln.
Anbindung an Ihre Systeme
Verbindung zu CRM, ERP und Branchenlösungen über Schnittstellen.
Modular & individuell
Mit einem virtuellen Mitarbeiter starten, zum kompletten KI-System ausbauen.
Verlässlicher Partner
Hinter AI Cowork steht ein Unternehmen mit über 20 Jahren Erfahrung – kein Experiment.
Investition
Einmal aufgebaut, dauerhaft Ihres
Eine Investition statt monatlicher Mietgebühren. Beispielwerte –
Umfang und Zahlen klären wir im Erstgespräch.
Echter Mitarbeiter
ca. 60.000 € / Jahr
Gehalt, Lohnnebenkosten, Arbeitsplatz
Jedes Jahr aufs Neue
Urlaub, Krankheit, Einarbeitung
vs.
Virtueller Mitarbeiter
einmalig statt jährlich
Einmalige Investition – danach Ihr Eigentum.
Kann rund um die Uhr arbeiten – laufende Infrastruktur- und Modellkosten werden vorab transparent kalkuliert.
Kann sich abhängig von Nutzung und Einsparpotenzial bereits im ersten Jahr amortisieren.
Schon ein virtueller Mitarbeiter kann günstiger sein als eine zusätzliche Jahresstelle. Nach der Einrichtung entstehen keine laufenden AI-Cowork-Lizenzgebühren. Mögliche Hosting-, Modell- und Wartungskosten hängen von der gewählten Infrastruktur und Nutzung ab.
Optional: Wartung & Weiterentwicklung. Keine SaaS-Lizenzgebühren – das System gehört Ihnen.
FAQ
Häufige Fragen
Ist das ein Abo oder SaaS?
AI Cowork wird einmalig für Ihr Unternehmen aufgebaut und gehört anschließend Ihnen. Es fallen keine laufenden AI-Cowork- oder SaaS-Lizenzgebühren an. Hosting, Modellnutzung und optionale Wartung können abhängig von der gewählten Infrastruktur laufende Kosten verursachen.
Wo liegen unsere Daten?
Auf Ihrer eigenen Instanz. Zugriffe, Rollen und Datenflüsse werden für Ihren Anwendungsfall konfiguriert und dokumentiert. E-Mails bleiben in Ihrem Postfach. Die datenschutzkonforme Nutzung hängt zusätzlich von den verarbeiteten Daten, dem Einsatzzweck und den organisatorischen Maßnahmen Ihres Unternehmens ab.
Wird das System auf unser Unternehmen trainiert?
Ja. Wie ein neuer Mitarbeiter wird es auf Ihre Abläufe, Begriffe und Ihr Wissen eingearbeitet – statt allgemeiner Standardantworten.
Kann es versehentlich etwas verändern?
Nein. Jede Änderung wird vorgeschlagen und erst nach Ihrer Freigabe ausgeführt. Löschen verlangt eine doppelte Bestätigung – Sie behalten die Kontrolle.
Lässt es sich an unsere Systeme anbinden?
Ja. Über Schnittstellen verbinden wir AI Cowork mit CRM, ERP und weiterer Software und bauen es modular zu einem kompletten KI-System aus.
Was kostet das?
Der Einstieg mit einem virtuellen Mitarbeiter beginnt bei 9.900 € einmalig. Ein Team aus mehreren virtuellen Mitarbeitern startet bei 25.000 €. Der genaue Aufwand hängt von den gewünschten Aufgaben, den benötigten Schnittstellen und dem Umfang der Einrichtung ab. Im Erstgespräch klären wir, welche Variante für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
Brauchen wir eigene KI-Experten?
Nein. Wir bauen das System auf, arbeiten die virtuellen Mitarbeiter ein und begleiten Sie – mit über 20 Jahren Erfahrung an Ihrer Seite.
Was ist ein virtueller KI-Mitarbeiter?
Ein virtueller KI-Mitarbeiter ist eine für definierte Aufgaben konfigurierte Software-Rolle innerhalb von AI Cowork. Er nutzt freigegebenes Firmenwissen, arbeitet nach festgelegten Prozessen und übergibt kritische Aktionen zur Freigabe.
Welche Prozesse können virtuelle KI-Mitarbeiter automatisieren?
Besonders geeignet sind wiederkehrende, text- und datenbasierte Abläufe. Dazu gehören E-Mail-Bearbeitung, Angebotsvorbereitung, Aufgabenverwaltung, Meeting-Protokolle sowie die Datenpflege in CRM- und ERP-Systemen. Im Erstgespräch prüfen wir Prozessvolumen, Regeln und benötigte Schnittstellen.
Kann AI Cowork Self-hosted oder On-Premise betrieben werden?
AI Cowork wird auf einer eigenen, getrennten Instanz bereitgestellt. Die passende Betriebsform – beispielsweise eine dedizierte Cloud oder die eigene Infrastruktur – wird anhand Ihrer Sicherheits-, Integrations- und Betriebsanforderungen festgelegt.
Welche laufenden Kosten entstehen nach der Einrichtung?
Es fallen keine laufenden AI-Cowork- oder SaaS-Lizenzgebühren an. Abhängig von der Betriebsform und Nutzung können Kosten für Hosting, Modellnutzung, Backups und optionale Wartung entstehen. Diese werden vor der Umsetzung transparent kalkuliert.
Wissen & Vertiefung
KI-Mitarbeiter im Unternehmen fundiert planen
Diese Leitfäden vertiefen die wichtigsten Fragen zu Integration, Datenschutz, Kosten und Unternehmenswissen.
KI in bestehende Systeme integrieren
So lassen sich CRM, ERP, E-Mail und weitere Systeme schrittweise anbinden, ohne etablierte Abläufe unnötig zu verändern.
Beschreiben Sie kurz, welche Aufgaben oder Prozesse AI Cowork unterstützen soll. Peter Krause prüft Ihren Anwendungsfall persönlich und zeigt Ihnen die passenden Möglichkeiten in einer individuellen Demo.
Individuelle Demo anhand Ihres Anwendungsfalls Einordnung sinnvoller virtueller KI-Mitarbeiter Direkte Terminwahl nach erfolgreicher Anfrage
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