Meetings, Besprechungen, Telefonate – wir alle wissen, wie viele Stunden dabei verloren gehen, nur um später mühsam Notizen oder Protokolle zu erstellen.
Microsoft Teams bietet mit dem Copilot und der intelligenten Zusammenfassung eine spannende Lösung, doch aus unserer Erfahrung als Entwickler individueller KI-Lösungen wissen wir: Viele Unternehmen stoßen hier schnell an Grenzen – technisch, organisatorisch und vor allem beim Thema Datenschutz.
Wir haben deshalb unsere eigene, DSGVO-konforme KI-Zusammenfassung entwickelt, die nicht nur Microsoft Teams-Besprechungen unterstützt, sondern jede Form von Meeting, Telefonat oder Video-Konferenz – unabhängig von der Software. Ob als Aufzeichnung hochgeladen oder direkt live aufgenommen: Unsere Lösung erstellt nicht nur ein Transkript, sondern erkennt automatisch ToDos, Verantwortlichkeiten und kann sogar Folgeaktionen wie Angebotserstellung oder CRM-Einträge auslösen.
Einführung in Microsoft Teams KI-Zusammenfassung – Was Unternehmen wissen müssen
Was bedeutet eine intelligente Zusammenfassung in Microsoft Teams wirklich?
Eine intelligente Zusammenfassung in Microsoft Teams soll Besprechungsinhalte automatisch strukturieren und wichtige Punkte hervorheben.
Konkret heißt das:
- Auf Basis der Aufzeichnung wird ein Transkript erstellt
- Zentrale Themen, Erwähnungen und Aufgaben werden extrahiert
- Ergebnisse sind über die Registerkarte „Zusammenfassung“ abrufbar
Klingt gut – doch in der Praxis berichten uns Kunden oft, dass wichtige Nuancen oder informelle Absprachen fehlen, weil der Copilot in einer Besprechung stark auf Schlagworte angewiesen ist. Außerdem sind Teams Premium-Lizenzen notwendig, um viele dieser Features zu aktivieren.
Warum Copilot in Microsoft Teams-Besprechungen nicht für alle Unternehmen passt
Der Copilot in Microsoft Teams-Besprechungen ist ein nützliches Feature, aber nicht universell einsetzbar:
- Lizenzabhängigkeit: Ohne Microsoft 365 Copilot oder Teams Premium-Lizenz fehlen viele Funktionen
- Datenschutzproblematik: Daten werden innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems verarbeitet – für manche Branchen problematisch
- Plattformbindung: Funktioniert nur für Teams-Meetings – nicht für Zoom, Google Meet oder klassische Telefonkonferenzen
Wir haben Kunden aus Deutschland, Österreich und der Schweiz, für die die automatische Zusammenfassung von Meetings ein echter Produktivitätsbooster ist, die aber nicht an eine Plattform gebunden sein wollen. Genau hier setzen wir an.
Microsoft 365 Copilot vs. unsere Lösung – Die wichtigsten Unterschiede
| Merkmal | Microsoft 365 Copilot | Unsere KI-Zusammenfassung |
|---|---|---|
| Plattformabhängig | Ja, nur für Microsoft Teams | Nein, für jede Meeting- oder Audioquelle |
| Lizenzkosten | Hoch (Teams Premium erforderlich) | Flexible Nutzung, keine Premium-Lizenz nötig |
| Datenschutz | Microsoft-Cloud | Vollständig DSGVO-konform, Self-Hosting möglich |
| Funktionsumfang | Intelligente Zusammenfassung | Intelligente Zusammenfassung + automatische ToDos, CRM-Anbindung, Angebotserstellung |
| Zugriffsoptionen | Über Teams-Registerkarte | Über unser KI-Dashboard, Upload oder Live-Recording |
„Wir wollten nicht nur ein weiteres Transkript – wir wollten einen KI-Agenten, der versteht, was im Meeting besprochen wird, und direkt handeln kann.“
Mit unserer Lösung greifst du jederzeit über das KI-Dashboard zu, kannst Aufzeichnungen hochladen, Meetings live aufnehmen und deine intelligente Zusammenfassung mit allen Unternehmensprozessen verbinden – ohne Abhängigkeit von Microsoft-Support oder Plattformgrenzen.
Kostenlose Beratung:
Wenn du wissen willst, wie wir deine Besprechungszusammenfassungen automatisieren, DSGVO-konform gestalten und direkt in deine Arbeitsabläufe integrieren können, vereinbare jetzt dein kostenloses Beratungsgespräch.
Grenzen von Copilot in Teams – Warum wir eine bessere Lösung entwickelt haben
Welche Funktionen bietet Copilot in Microsoft und wo liegen die Schwächen?
Der Copilot in Microsoft und speziell der Copilot in Microsoft Teams-Besprechungen bietet auf den ersten Blick beeindruckende Funktionen:
- Automatische intelligente Zusammenfassung direkt nach dem Meeting
- Zugriff auf Aufzeichnung, Transkript und wichtige Erwähnungen
- Strukturierung der Inhalte nach Themen
- Verlinkung zu relevanten Chat-Nachrichten und geteilten Dateien
Doch in der Praxis gibt es klare Schwächen:
Lizenzabhängigkeit – Viele Funktionen sind nur mit einer Microsoft 365 Copilot oder Teams Premium-Lizenz nutzbar.
Plattformbindung – Funktioniert nur in Microsoft Teams. Ein Meeting in Zoom oder ein Telefonat über Teams Telefon fällt raus.
Fehlende Unternehmensintegration – Copilot bietet keine direkte Anbindung an CRM, ERP oder andere Prozesse.
Datenschutz – Die Datenverarbeitung findet innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems statt. Das ist für sensible Branchen (Gesundheitswesen, Rechtswesen, Finanzsektor) problematisch.
„Technisch solide – aber nicht flexibel genug. Das ist die häufigste Rückmeldung, die wir von Kunden zu Copilot hören.“
Warum Besprechungszusammenfassungen oft unvollständig sind
Viele Unternehmen sind überrascht, wie oft Besprechungszusammenfassungen von Copilot Lücken haben. Das liegt daran, dass:
- Zwischentöne und Kontext oft nicht erfasst werden
- Inhalte aus informellen Gesprächsphasen ignoriert werden
- Fachbegriffe oder Abkürzungen missverstanden werden
- Mehrsprachige Meetings nur eingeschränkt gut zusammengefasst werden
Gerade bei strategischen oder kreativen Meetings ist es entscheidend, nicht nur Schlagworte, sondern auch Absichten und Zusammenhänge zu erfassen. Hier setzen wir mit unserer Lösung an: Unsere KI analysiert nicht nur, was gesprochen wurde, sondern auch, was daraus folgt – und erstellt daraus konkrete Handlungspunkte.
Was passiert mit der Aufzeichnung und dem Transkript in Microsoft Teams?
In Microsoft Teams werden Aufzeichnung und Transkript standardmäßig in der Microsoft-Cloud gespeichert. Das bedeutet:
- Speicherort: Innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems
- Zugriff: Über die Registerkarte „Zusammenfassung“ oder direkt in der Besprechungschronik
- Löschung: Nur manuell möglich – automatische Löschroutinen müssen separat konfiguriert werden
Das ist für manche Branchen unproblematisch, für andere jedoch ein No-Go. Viele unserer Kunden müssen DSGVO-konform arbeiten und möchten genau bestimmen, wo ihre Daten liegen, wer darauf zugreifen kann und wie lange sie gespeichert werden.
Unsere Lösung speichert Transkripte und Besprechungszusammenfassungen wahlweise auf unternehmenseigenen Servern oder in einer von uns bereitgestellten DSGVO-konformen Cloud. Die Datenhoheit bleibt immer bei dir.
Unsere Alternative zur Microsoft Teams-Besprechungszusammenfassung
So funktioniert unsere automatische Zusammenfassung ohne Teams Premium-Lizenz
Mit unserer Lösung brauchst du keine Teams Premium-Lizenz und bist auch nicht auf den Copilot in Microsoft angewiesen. Statt nur innerhalb von Microsoft Teams-Besprechungen zu arbeiten, kannst du jede Art von Meeting, Telefonat oder Audioaufnahme nutzen:
- Direkte Aufnahme über unseren integrierten Record-Button
- Upload von Audiodateien (z. B. vom iPhone-Sprachmemo, Diktiergerät oder anderen Aufnahmequellen)
- Verarbeitung bestehender Aufzeichnungen – egal, ob sie aus Zoom, Google Meet, Teams Telefon oder einem physischen Meeting stammen
Das bedeutet: Du bist völlig unabhängig vom Microsoft 365-Ökosystem und kannst trotzdem eine automatische Zusammenfassung erhalten, die präzise und individuell an deine Anforderungen angepasst ist.
„Wir haben unsere Lösung so gebaut, dass sie sich deinem Unternehmen anpasst – und nicht umgekehrt.“
Vom Transkript zur intelligenten Zusammenfassung – Der Ablauf
Der Prozess ist einfach, aber technisch hochentwickelt:
Transkript-Erstellung – Unsere KI erstellt ein Transkript, das nicht nur gesprochene Worte erfasst, sondern auch Sprecher:innen zuordnet und Pausen oder Betonungen erkennt.
Intelligente Zusammenfassung – Aus dem Transkript entsteht eine intelligente Zusammenfassung für Microsoft-ähnliche Präzision – nur ohne dessen Einschränkungen.
Automatische Handlungspunkte – Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines werden direkt ermittelt und können automatisch in Tools wie CRM, ERP oder Projektmanagement-Software eingetragen werden.
Optional: Erweiterte Automatisierungen – Vom automatisierten Angebotsentwurf bis zur direkten E-Mail-Benachrichtigung an das Team.
So hast du am Ende nicht nur ein Protokoll, sondern einen vollständigen, umsetzbaren Handlungsplan.
Wie unsere Lösung mehr kann als nur ein Protokoll erstellen
Während viele Tools lediglich eine Besprechungszusammenfassung erzeugen, geht unsere Lösung weit darüber hinaus:
- Integration in Unternehmensprozesse – z. B. direkte Übertragung von To-Dos ins Projektmanagement
- Mehrsprachige Unterstützung – ideal für internationale Teams
- Analyse von Gesprächsabsichten – die KI erkennt, welche Themen Priorität haben
- Erweiterbare Funktionen – z. B. automatische Angebotserstellung, wenn in einer Besprechung ein Verkaufsprozess diskutiert wird
Der größte Unterschied: Unsere KI arbeitet nicht nur passiv, sondern proaktiv – sie erkennt Potenziale, Chancen und Risiken aus dem Gesprächsverlauf und bereitet die Informationen so auf, dass sie sofort in Maßnahmen umgesetzt werden können.
Integration in Ihren Unternehmensalltag – Mehr als nur Meetings zusammenfassen
Besprechungen, Telefonate, Video-Konferenzen – unabhängig von der Plattform
Unsere Lösung funktioniert nicht nur in Microsoft Teams-Besprechungen oder mit Copilot in Microsoft, sondern überall dort, wo gesprochen wird.
Egal ob Meeting im Konferenzraum, Telefonat über Teams Telefon, Video-Call via Zoom oder Google Meet – jede Aufzeichnung kann in unser System eingespielt werden. Das macht dich unabhängig von Plattformen, Lizenzen und Premium-Features.
„Wir wollten ein System, das Unternehmen nutzen können, ohne ihre gesamte Infrastruktur anpassen zu müssen.“
Direktzugriff über unser KI-Dashboard – Dateien hochladen oder live aufnehmen
Über unser KI-Dashboard kannst du:
- Dateien hochladen – z. B. Sprachmemos vom Smartphone, Interviews, Kundengespräche
- Live aufnehmen – direkt im Browser über unseren Record-Button
- Aufzeichnungen anzeigen und im Anschluss sofort die intelligente Zusammenfassung abrufen
Der Vorteil: Du musst nicht erst in Teams sehen, welche Registerkarte Zusammenfassung verfügbar ist oder ob die Funktion überhaupt aktiviert werden kann. Bei uns ist der Zugriff jederzeit möglich – ohne technische Hürden.
Von der Besprechung zur automatisierten Prozesskette – CRM, Angebote, ToDos
Unsere Lösung endet nicht bei einer Besprechungszusammenfassung. Sie kann in deine bestehenden Systeme eingebunden werden:
- CRM-Integration – Gesprächsinhalte fließen automatisch ins Kundenmanagement
- Automatisierte Angebotserstellung – wenn in einer Besprechung ein Kunde Interesse signalisiert, wird ein Angebotsentwurf vorbereitet
- ToDo-Erstellung – die KI erkennt Verantwortlichkeiten und legt automatisch Aufgaben an, inklusive Deadlines und E-Mail-Benachrichtigungen
So wird aus einer einfachen Besprechung ein vollautomatisierter Workflow, der Zeit spart, Fehler reduziert und deine Produktivität steigert.
Datenschutz und DSGVO – Wo unsere Lösung punktet
Warum Self-Hosting und volle Datenkontrolle entscheidend sind
Wenn es um Besprechungszusammenfassungen und Aufzeichnungen geht, ist Datenschutz kein „Nice-to-have“, sondern Pflicht. Unsere Lösung kann self-hosted betrieben werden – auf deinem eigenen Server oder in einer DSGVO-konformen Cloud in der EU.
Das bedeutet: Du behältst jederzeit die Kontrolle, wo deine Transkripte, Protokolle und KI-generierten Notizen gespeichert werden. Kein automatisches Hochladen in US-Rechenzentren, keine undurchsichtigen Datenflüsse.
Keine Abhängigkeit von Microsoft 365 Copilot oder Teams Premium
Viele Unternehmen merken erst nach der Einführung, dass sie für Funktionen wie die automatische Zusammenfassung in Microsoft Teams-Besprechungen eine Teams Premium-Lizenz oder Microsoft 365 Copilot benötigen.
Unsere Lösung ist unabhängig von solchen Lizenzen. Du brauchst weder spezielle Microsoft-Features zu aktivieren noch auf neuerungen in Microsoft zu warten.
Ob Meeting, Telefonat oder Video-Konferenz – du kannst sofort starten und direkt zugreifen.
Wie wir sensible Daten schützen und Aufzeichnungen sicher verarbeiten
Alle Aufzeichnungen und Transkripte werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Unsere KI verarbeitet die Daten lokal oder in EU-zertifizierten Rechenzentren.
Zusätzlich setzen wir auf:
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
- Automatisches Löschen nach definierten Fristen
- Rollenkonzepte für Zugriffskontrolle
- Protokollierte Verarbeitungsschritte für maximale Transparenz
Damit erfüllen wir nicht nur die Anforderungen der DSGVO, sondern gehen in vielen Punkten noch darüber hinaus.
Praxisbeispiele – So nutzen Unternehmen unsere KI-Zusammenfassung erfolgreich
Automatisch generierte ToDos für Vertriebsteams
In vielen Besprechungen geht es um konkrete Aufgaben, die nach dem Meeting erledigt werden müssen.
Unsere intelligente Zusammenfassung erkennt automatisch, welche Personen welche Aufgaben übernehmen sollen – und erstellt daraus ToDos, die direkt an das Team verteilt werden.
Das funktioniert unabhängig davon, ob das Gespräch über Microsoft Teams, Zoom oder per Telefon geführt wurde.
Vertriebsteams profitieren so von einer klaren Übersicht statt mühsam erstellten Protokollen.
Sofortige Angebotserstellung auf Basis der Gesprächsinhalte
Stell dir vor: In einem Meeting spricht der Kunde über die gewünschte Menge, den Preisrahmen und den Liefertermin.
Unsere Lösung erkennt diese Eckdaten im Transkript und kann daraus automatisch ein Angebot erstellen – komplett angepasst an deine Vorlagen und CI.
So sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern schließen Deals deutlich schneller ab.
„Die Zeit vom ersten Kundengespräch bis zum unterschriebenen Angebot lässt sich oft halbieren.“
Verbesserte Produktivität durch intelligente Workflows
Mit unserer Lösung endet die Besprechungszusammenfassung nicht in einer PDF-Datei, sondern kann direkt in deine Prozesse integriert werden:
- CRM-System aktualisieren
- Tickets im Helpdesk anlegen
- Projektmanagement-Tools befüllen
- Follow-up-E-Mails automatisch versenden
Das Ergebnis: Mehr Produktivität, weniger manuelle Arbeit – und der sichere Eindruck, dass keine wichtigen Punkte mehr verloren gehen.
Schritt-für-Schritt – So starten Sie mit unserer KI-Zusammenfassung
Aktivieren und Einloggen im KI-Dashboard
Der Einstieg ist unkompliziert: Du erhältst von uns deine Zugangsdaten und kannst die Funktion direkt aktivieren.
Nach dem Einloggen in unser KI-Dashboard hast du sofort Zugriff auf alle Features – ganz ohne Teams Premium-Lizenz oder Einschränkungen durch Microsoft 365 Copilot.
Hier kannst du Projekte anlegen, Besprechungen vorbereiten und den Ablauf für deine automatische Zusammenfassung definieren.
Besprechung aufzeichnen oder Datei hochladen
Du kannst deine Besprechung live über unseren Record-Button aufzeichnen oder eine vorhandene Aufzeichnung hochladen – egal ob von Microsoft Teams, Zoom, Google Meet oder einfach als iPhone-Sprachmemo.
Unsere KI erstellt automatisch ein Transkript und analysiert alle gesprochenen Inhalte, um daraus eine intelligente Zusammenfassung zu generieren.
Zusammenfassung anzeigen, exportieren oder automatisch verteilen
Sobald die Besprechungszusammenfassung fertig ist, kannst du sie direkt anzeigen, als PDF oder DOCX exportieren oder automatisch an definierte Empfänger im Unternehmen verteilen.
Auf Wunsch lassen sich die Ergebnisse auch direkt ins CRM, ins Projektmanagement-Tool oder in deine E-Mail-Workflows integrieren.
So stellst du sicher, dass keine Information verloren geht – und das Ende einer Besprechung ist gleichzeitig der Startschuss für umgesetzte Aufgaben.
Fazit – Die bessere Alternative zu Microsoft Teams Premium und Copilot
Warum unsere Lösung Unternehmen echte Vorteile eröffnet
Viele Unternehmen haben bereits mit dem Verwenden von Copilot in Microsoft oder der Microsoft Teams Premium-Funktion experimentiert. Doch sobald es um individuelle Anpassungen, Datenschutz und tiefere Integration geht, stoßen diese Tools an ihre Grenzen. Unsere Lösung geht hier deutlich weiter: Wir bieten ki-gestützten Workflow-Support, ki-generierte Inhalte und ki-generierte Notizen, die sich nahtlos in deine Prozesse einfügen.
Egal, ob du eine Transkription, ki-generierte Zusammenfassung oder automatisch generierte Zusammenfassung brauchst – bei uns bekommst du Ergebnisse, die mehr leisten als das, was du in Besprechungszusammenfassungen in Microsoft Teams oder bei einem Copilot für Besprechungen findest.
Zusammenfassung der Besprechung neu gedacht – produktiver, flexibler, sicherer
Unsere Lösung ist nicht auf Teams Premium verfügbar oder eine bestimmte Plattform beschränkt. Du kannst jede Besprechung – egal ob beigetreten in Microsoft Teams, per Telefon oder Zoom – aufzeichnen, durchsuchen, Fragen stellen und die Zusammenfassung finden, wo du sie brauchst.
Wir gehen über den klassischen Teams-Kalender und die Livetranskription in Microsoft Teams-Besprechungen hinaus, indem wir themen durchsuchen und auf ki-generierte Notizen ermöglichen, direkt aus dem Chat oder aus Microsoft Teams-Chats.
Ob anzeigen der Livetranskription in Microsoft, Link zur Zusammenfassung, Export ins CRM oder automatisierte ToDo-Erstellung – wir liefern die komplette Prozesskette. Dabei gilt: volle Datenkontrolle, kein Vendor-Lock-in.
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Wenn du bisher dachtest, dass Copilot in Microsoft Teams oder Microsoft Copilot das Maximum ist, wirst du überrascht sein, wie sehr wir Copilot optimal erweitern. Unsere Lösung enthält Copilot-ähnliche Funktionen, geht aber weit darüber hinaus. Du kannst copilot zugreifen ohne Abozwang, direkt Teams zugreifen, teams verwendet oder plattformunabhängig arbeiten.
Von der Besprechung teil bis zum Ende einer Besprechung läuft alles automatisiert – teams automatisch, copilot sowohl als auch unsere erweiterten KI-Funktionen. Selbst mitorganisatoren und referenten profitieren von der direkten Integration, etwa wenn durchsuchen und auf ki-generierte Notizen oder durchsuchen sie Trainingskurse nötig ist.
„Eine intelligente Zusammenfassung für Microsoft Teams ist gut – aber eine, die sich flexibel anpasst und dein Unternehmen voranbringt, ist besser.“
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