Die besten KI-Tools für Buchhaltung

Stell dir vor, deine Buchhaltung beginnt jeden Morgen mit einem aufgeräumten Rechnungseingang: Belege sind gesammelt, wichtige Daten ausgelesen, Zahlungen zugeordnet und offene Freigaben an die richtigen Personen verteilt. Genau dabei hilft KI in der Buchhaltung. Sie übernimmt wiederkehrende Vorarbeiten, erkennt Muster und bereitet Entscheidungen vor. Buchhalterische Kontrolle, steuerliche Beurteilung und Freigaben bleiben klar geregelt.

Welche Lösung passt zu deinem Unternehmen? Das hängt stärker vom Prozess als vom bekanntesten Produktnamen ab. Ein Selbstständiger mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung braucht eine andere Software als ein Mittelständler mit mehreren Gesellschaften, DATEV, mehrstufigen Rechnungsfreigaben und ERP-System.

Als Erklärvideo: KI-Tools und kontrollierter Rechnungseingang

Erklärvideo von Peter Krause · 8:08 Minuten. Video auf YouTube ansehen.

Was bedeutet KI in der Buchhaltung?

KI in der Buchhaltung bezeichnet Software, die Rechnungen, Belege, Zahlungen und wiederkehrende Buchungsmuster maschinell auswertet. Moderne Systeme kombinieren dafür verschiedene Verfahren:

• OCR und Dokumentenerkennung: Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Betrag und Steuerinformationen werden aus einem Beleg ausgelesen.
• Mustererkennung: Die Software berücksichtigt frühere Zuordnungen und schlägt passende Konten, Buchungskategorien oder Geschäftspartner vor.
• Abgleichslogik: Rechnungen werden mit Banktransaktionen, Bestellungen oder bereits vorhandenen Belegen verglichen.
• Workflow-Automatisierung: Freigaben, Erinnerungen und Übergaben folgen definierten Regeln.
• Generative KI: Sprachmodelle erklären Abweichungen, strukturieren Informationen und unterstützen bei Analysen oder internen Rückfragen.

Der Begriff KI-Buchhaltungssoftware wird sehr weit verwendet. Einige Produkte führen die laufende Buchhaltung, andere bereiten Rechnungen lediglich für DATEV oder ein ERP-System vor. Wieder andere sammeln Dokumente oder analysieren exportierte Daten. Für einen belastbaren Vergleich muss deshalb zuerst die jeweilige Rolle im Gesamtprozess geklärt werden.

Welche Aufgaben kann KI in der Buchhaltung übernehmen?

Der größte Nutzen entsteht bei wiederkehrenden, datenreichen Abläufen. In der Praxis sind vor allem diese zehn Anwendungsfälle relevant:

1. Belege einsammeln: Rechnungen aus E-Mail-Postfächern, Lieferantenportalen, Apps und Uploads werden zentral zusammengeführt.
2. Rechnungsdaten auslesen: Stammdaten, Beträge, Steuersätze, Zahlungsziele und Positionsdaten werden strukturiert erfasst.
3. Dubletten erkennen: Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant und Datum helfen, mögliche Mehrfacherfassungen zu markieren.
4. Kontierungen vorbereiten: Auf Basis historischer Buchungen entstehen Konto-, Steuer- und Buchungsvorschläge.
5. Belege und Zahlungen abgleichen: Bankbewegungen werden passenden Ein- oder Ausgangsrechnungen zugeordnet.
6. Rechnungen prüfen und freigeben: Betragsgrenzen, Kostenstellen und Verantwortlichkeiten steuern mehrstufige Freigaben.
7. Fehlende Unterlagen nachfordern: Offene Belege und Rückfragen können automatisiert erkannt, formuliert und nachverfolgt werden.
8. E-Rechnungen verarbeiten: Strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD werden importiert, validiert und weitergegeben.
9. Daten an die Steuerberatung übergeben: Belege und Buchungsinformationen gelangen über Schnittstellen oder standardisierte Exporte in das Zielsystem.
10. Auswertungen vorbereiten: Auffällige Kostenentwicklungen, offene Posten und Abweichungen werden für Controlling und Geschäftsführung zusammengefasst.

Wie weit die Automatisierung reichen darf, sollte dein Unternehmen bewusst festlegen. Ein bewährtes Modell arbeitet mit Vertrauensstufen: sichere Standardfälle können weitergeleitet werden, unklare Fälle landen in einer Prüfliste und sensible Buchungen benötigen eine dokumentierte Freigabe.

E-Rechnung 2026: Warum strukturierte Daten wichtiger werden

Für deutsche B2B-Umsätze gilt seit dem 1. Januar 2025 eine neue Definition der E-Rechnung. Laut Bundesministerium der Finanzen muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und elektronisch verarbeitet werden können. Ein einfaches PDF zählt seitdem als „sonstige Rechnung“.

Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit unter den genannten Voraussetzungen bis Ende 2027. Der Empfang von E-Rechnungen muss bereits organisatorisch und technisch berücksichtigt werden. Zulässige Formate orientieren sich unter anderem an der europäischen Norm EN 16931; in Deutschland sind XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Varianten verbreitet.

Für deine Softwareauswahl ergeben sich daraus vier Fragen:

• Kann die Lösung strukturierte Rechnungsdaten empfangen und korrekt darstellen?
• Wird der strukturierte Datenteil unverändert aufbewahrt?
• Werden Pflichtfelder und Formatfehler nachvollziehbar angezeigt?
• Bleiben XML-Daten beim Export in DATEV, ERP oder Archiv erhalten?

Diese Angaben beziehen sich auf Deutschland. Für Unternehmen in Österreich oder der Schweiz gelten eigene steuerliche und technische Vorgaben. Bei grenzüberschreitenden Prozessen sollte die konkrete Ausgestaltung mit Steuerberatung und Softwareanbieter abgestimmt werden.

Die 8 besten KI-Tools für Buchhaltung 2026 im Vergleich

Die folgende Auswahl deckt unterschiedliche Unternehmensgrößen und Prozessstufen ab. „Beste“ bedeutet hier: besonders passend für einen klar definierten Einsatzbereich. Prüfe vor einer Entscheidung immer, ob Kontenrahmen, Gesellschaftsstruktur, Steuerberatung, ERP und bestehende Freigaben unterstützt werden.

1. DATEV Automatisierungsservice Rechnungen

Der DATEV Automatisierungsservice Rechnungen ist naheliegend, wenn Unternehmen und Steuerkanzlei bereits mit DATEV arbeiten. Der Dienst erstellt aus digitalen Belegen KI-basierte Buchungsvorschläge und berücksichtigt dabei unter anderem die Buchungshistorie. DATEV kennzeichnet Vorschläge nach Bearbeitungsstatus beziehungsweise Sicherheit, damit prüfbedürftige Fälle erkennbar bleiben.

Zu den unterstützten Angaben gehören laut DATEV auch Konten, Steuerschlüssel, Aufteilungen und Geschäftspartnerinformationen. Sichere Vorschläge können in definierten Abläufen automatisch gebucht werden; die fachliche Kontrolle der Buchführung bleibt erforderlich. Technische Voraussetzungen wie DATEV Unternehmen online, der verwendete Kontenrahmen und die konkrete Bearbeitungsform sollten vorab mit der Kanzlei geprüft werden.

Geeignet für: Unternehmen mit DATEV-Prozess, Steuerkanzleien und standardisierte Belegbuchhaltung.

2. Lexware Office

Lexware Office verbindet Rechnungsstellung, Belegerfassung, Banking und vorbereitende Buchhaltung in einer Cloud-Lösung. Die automatische Belegerkennung liest Rechnungsdaten ein, erkennt wiederkehrende Vorgänge und bereitet die Weiterverarbeitung vor. E-Rechnungen in strukturierten Formaten können importiert und technisch geprüft werden.

Die Lösung passt besonders zu Selbstständigen und kleineren Betrieben, die ihre täglichen Finanzprozesse in einer übersichtlichen Anwendung organisieren und Daten an die Steuerberatung übergeben möchten. Vor der Auswahl solltest du klären, ob deine Buchungsart, Schnittstellen und Auswertungsanforderungen vollständig abgedeckt sind.

Geeignet für: Selbstständige, Dienstleister und kleine Unternehmen mit überschaubaren Buchhaltungsprozessen.

3. sevdesk

sevdesk bietet cloudbasierte Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen für KMU. Belege lassen sich per Upload oder App erfassen. Die Software liest relevante Daten aus und kann eine passende Buchungskategorie vorschlagen. Hinzu kommen automatischer Bankabgleich, E-Rechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD sowie DATEV-Export und Steuerberaterzugang.

Für kleine Unternehmen ist die Verbindung von Faktura, Belegen, offenen Posten und Banking praktisch. Einzelne Funktionen sind tarifabhängig. Maßgeblich für den benötigten Funktionsumfang sollte deshalb dein realer Monatsablauf sein.

Geeignet für: Freelancer, kleine Unternehmen und wachsende Teams, die Faktura und Buchhaltung in einer Oberfläche wünschen.

4. BuchhaltungsButler

BuchhaltungsButler legt einen starken Fokus auf Automatisierung. Die Software erkennt Belegdaten, gleicht Dokumente mit Zahlungen ab und erzeugt mitlernende Vorkontierungen beziehungsweise Buchungsvorschläge. Eigene Kontierungs- und Workflow-Regeln helfen bei wiederkehrenden Fällen.

Das Produkt unterstützt sowohl EÜR als auch Bilanzierung und wird unter anderem für E-Commerce-Prozesse angeboten. Der sogenannte „Magic Flow“ kann erkannte Belegdaten, Zahlungszuordnung und Buchungsvorschlag gebündelt zur Bestätigung anzeigen. Auch hier gilt: Die Qualität hängt von Beleg, Datenlage und Sonderfall ab. Skonto, Sammelzahlungen oder abweichende Beträge verdienen besondere Aufmerksamkeit.

Geeignet für: kleine und wachsende Unternehmen, E-Commerce und Anwender mit vielen wiederkehrenden Buchungsfällen.

5. Candis

Candis organisiert den Rechnungseingang von der Erfassung bis zum Export. Rechnungen kommen per E-Mail oder Upload in einen zentralen Eingang, Daten werden mit KI oder OCR ausgelesen und anschließend durch definierte Freigabestufen geführt. Rollen, Vertretungen und eine dokumentierte Historie sind für Teams mit klaren Verantwortlichkeiten besonders relevant.

Candis unterstützt XRechnung und ZUGFeRD und kann Daten an DATEV sowie weitere Buchhaltungs- und ERP-Systeme übergeben. Die eigene Hilfe weist ausdrücklich darauf hin, dass automatisch erkannte Angaben unvollständig oder fehlerhaft sein können. Das ist ein sinnvoller Hinweis für jede KI-gestützte Rechnungsprüfung.

Geeignet für: Mittelständler mit mehreren Freigebern, Kostenstellen und einem strukturierten Eingangsrechnungsprozess.

6. Finmatics

Finmatics richtet sich vor allem an Steuerkanzleien und Buchhaltungsteams mit größerem oder anspruchsvollem Belegvolumen. Die Plattform liest Belege aus, erstellt Buchungsvorschläge, erkennt mögliche Dubletten und unterstützt auch positionsbezogene beziehungsweise geteilte Buchungen.

Für DATEV stehen je nach Prozess Belegbilderservice, Rechnungsdatenservice oder Buchungsdatenservice zur Verfügung. Darüber hinaus nennt Finmatics Integrationen zu weiteren Buchhaltungs- und ERP-Systemen. Interessant ist die Lösung, wenn Standard-OCR an komplexen Belegen, verschiedenen Kontenrahmen oder Spezialfällen an Grenzen stößt. Ein Pilot sollte dabei echte Problemfälle enthalten, damit die spätere Automatisierungsqualität realistisch bewertet werden kann.

Geeignet für: Steuerkanzleien, Shared-Service-Teams und Unternehmen mit hohem Belegaufkommen oder komplexen Belegen.

7. GetMyInvoices

GetMyInvoices löst ein häufig unterschätztes Problem: Rechnungen liegen verteilt in Lieferantenportalen, E-Mail-Postfächern und Cloudspeichern. Die Plattform ruft Dokumente aus zahlreichen Quellen ab, erkennt Rechnungsinformationen per OCR und übergibt Belege sowie unterstützte strukturierte Daten an Buchhaltung, ERP, DMS oder Steuerberatung.

Die Stärke liegt im vorgelagerten Rechnungseingang und im Datenaustausch. Sobald Kontierung, Steuerlogik oder Abschlussarbeiten beginnen, übernimmt das angebundene Fachsystem. Für Unternehmen mit vielen SaaS-Abonnements und Online-Portalen kann diese Spezialisierung wertvoller sein als eine weitere allgemeine Buchhaltungsfunktion.

Geeignet für: Unternehmen mit verteilten Rechnungsquellen und hohem Aufwand beim monatlichen Belegsammeln.

8. ChatGPT Business oder Enterprise

ChatGPT kann Tabellen, CSV-Dateien, PDFs und strukturierte Daten analysieren, Zusammenfassungen erstellen und Auffälligkeiten erklären. Laut OpenAI-Hilfe zur Datenanalyse sind unter anderem Tabellen, Diagramme und codegestützte Berechnungen möglich. Praktische Beispiele sind eine Kostenstellenanalyse, die Aufbereitung einer OP-Liste oder eine verständliche Erklärung von Monatsabweichungen.

Für vertrauliche Unternehmensdaten kommen verwaltete Business-Angebote in Betracht. OpenAI erklärt, dass Daten aus ChatGPT Business und Enterprise standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet werden. Trotzdem braucht jedes Unternehmen eine eigene Freigabe: Welche Daten dürfen verarbeitet werden? Welche Aufbewahrung gilt? Welche Personen erhalten Zugriff? Welche Ergebnisse müssen geprüft werden?

ChatGPT führt keine revisionssichere Buchhaltung, ersetzt keine steuerliche Prüfung und sollte keine ungeprüften Buchungssätze in produktive Systeme schreiben. Seine Stärke liegt in Analyse, Dokumentation, Kommunikation und Wissensarbeit rund um den Finanzprozess.

Geeignet für: ergänzende Datenanalysen, Erklärungen, interne Dokumentation und strukturierte Rückfragen.

Wo AI Cowork in der Buchhaltung ansetzt

Viele Unternehmen besitzen bereits DATEV, eine Buchhaltungssoftware und ein Dokumentenarchiv. Der verbleibende Aufwand entsteht zwischen diesen Systemen: Eine Rechnung fehlt, eine Kostenstelle ist unklar, eine Freigabe bleibt liegen oder eine Rückfrage muss aus dem Postfach an den richtigen Kollegen gelangen.

AI Cowork ist für diese systemübergreifende Arbeit konzipiert. Ein individuell eingerichteter virtueller Mitarbeiter kann definierte Aufgaben ausführen, Informationen aus freigegebenen Quellen zusammenführen und den Status über mehrere Arbeitsschritte hinweg verfolgen.

In einem Buchhaltungsprozess kann AI Cowork beispielsweise:

• eingehende Rechnungs-E-Mails erkennen und an den vorgesehenen Prozess übergeben,
• fehlende Belege anhand einer offenen Liste identifizieren und eine Rückfrage vorbereiten,
• Freigaben nach Zuständigkeit anstoßen und überfällige Aufgaben nachfassen,
• Informationen aus E-Mail, CRM, Projektmanagement und Buchhaltung zusammenführen,
• Ausnahmen mit Kontext an einen Menschen eskalieren,
• einen nachvollziehbaren Status für Buchhaltung und Geschäftsführung bereitstellen.

DATEV, Lexware Office, sevdesk oder ein ERP bleiben dabei das führende Fachsystem. AI Cowork verbindet die organisatorischen Schritte rundherum. Diese Kombination ist besonders sinnvoll, wenn der Prozess regelmäßig zwischen Postfach, Teams, Ordnern und mehreren Anwendungen wechselt.

Für Unternehmen ab 10 Mitarbeitenden mit wiederkehrenden Beleg- und Freigabeprozessen zeigt KI-Prozessautomatisierung in der Buchhaltung, wie ein konkreter Ablauf analysiert und in vorhandene Systeme integriert wird.

Welche KI-Buchhaltungssoftware passt zu deinem Unternehmen?

7 Auswahlkriterien für eine belastbare Entscheidung

1. Beginne mit dem Prozess

Dokumentiere einen typischen Monat vom Rechnungseingang bis zur Übergabe an die Steuerberatung. Markiere Wartezeiten, doppelte Erfassung, Medienbrüche und häufige Rückfragen. Erst danach lässt sich beurteilen, welches Werkzeug den größten Engpass löst.

2. Prüfe die buchhalterische Tiefe

Benötigst du EÜR, doppelte Buchführung, Kostenstellen, Anlagenbuchhaltung, Fremdwährungen oder mehrere Gesellschaften? Eine gute Belegerkennung allein beantwortet diese Fragen noch nicht.

3. Teste Schnittstellen mit echten Daten

Ein Logo auf einer Integrationsseite sagt wenig über den tatsächlichen Datenaustausch aus. Prüfe, ob Belegbilder, Buchungsvorschläge, Steuerinformationen, Kostenstellen, Stammdaten und Bearbeitungsstatus in beide Richtungen korrekt übertragen werden.

4. Definiere menschliche Kontrollpunkte

Lege fest, welche Fälle automatisch weiterlaufen dürfen und welche eine Freigabe brauchen. Sinnvolle Kriterien sind Betrag, Lieferant, Steuerfall, Kostenstelle, Datenqualität und Abweichung vom bisherigen Muster.

5. Plane den Umgang mit Ausnahmen

Gutschriften, Anzahlungsrechnungen, Schlussrechnungen, Skonto, Fremdwährungen, gemischte Steuersätze und Sammelzahlungen zeigen schnell, wie belastbar eine Automatisierung wirklich ist. Nimm solche Fälle bewusst in den Pilot auf.

6. Bewerte Datenschutz und Sicherheit konkret

Eine pauschale DSGVO-Aussage reicht für Finanzdaten nicht aus. Fordere die relevanten Unterlagen an und prüfe mindestens:

• Auftragsverarbeitungsvertrag und Rollen der beteiligten Parteien,
• Speicher- und Verarbeitungsorte,
• Unterauftragnehmer und mögliche Drittlandtransfers,
• Verschlüsselung während Übertragung und Speicherung,
• Benutzerrollen, Mehrfaktor-Authentifizierung und Protokolle,
• Aufbewahrungs-, Lösch- und Sicherungskonzept,
• Nutzung der eingegebenen Daten für Modelltraining,
• Exportmöglichkeit und Vorgehen bei Anbieterwechsel.

Weitere Orientierung findest du im Beitrag Welche KI ist DSGVO-konform?.

7. Miss den Nutzen vor und nach dem Pilot

Geeignete Kennzahlen sind Bearbeitungszeit pro Beleg, Anteil automatisch vorgeschlagener Fälle, Korrekturquote, Zahl offener Rückfragen, Durchlaufzeit bis zur Freigabe und pünktliche Monatsübergabe. Eine Automatisierungsquote allein kann täuschen, wenn anschließend viel kontrolliert oder korrigiert werden muss.

So führst du KI in der Buchhaltung in sechs Schritten ein

1. Prozess abgrenzen: Wähle einen klaren Ablauf, zum Beispiel Eingangsrechnungen eines Standorts.
2. Daten und Rollen klären: Bestimme Quellen, Zielsysteme, Verantwortliche und Freigaberegeln.
3. Reale Testfälle zusammenstellen: Nutze Standardbelege und typische Ausnahmen aus mehreren Monaten.
4. Pilot mit Sicherheitsnetz starten: Vorschläge werden zunächst konsequent geprüft und Korrekturen dokumentiert.
5. Qualität messen: Vergleiche Zeit, Fehler, Rückfragen und Durchlaufdauer mit dem bisherigen Ablauf.
6. Schrittweise skalieren: Erweitere Lieferanten, Belegarten und Automatisierungsrechte erst nach stabilen Ergebnissen.

Praxisbeispiel: Vom E-Mail-Anhang bis zur geprüften Übergabe

Ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen erhält Rechnungen über mehrere Postfächer und Lieferantenportale. DATEV ist gesetzt, Freigaben laufen bislang per E-Mail. Ein sinnvoller Zielprozess könnte so aussehen:

1. GetMyInvoices oder ein vergleichbarer Eingangsdienst sammelt Portalrechnungen; E-Mail-Rechnungen gelangen direkt in den zentralen Eingang.
2. Candis oder das vorhandene ERP liest die Daten aus und ordnet die Rechnung einem Freigabeworkflow zu.
3. AI Cowork ergänzt Projektkontext, stößt bei fehlenden Angaben eine Rückfrage an und verfolgt offene Aufgaben.
4. Nach der fachlichen Freigabe werden Beleg und Buchungsinformationen an DATEV übertragen.
5. DATEV erstellt beziehungsweise verarbeitet Buchungsvorschläge; unklare Fälle werden von Buchhaltung oder Steuerberatung geprüft.
6. Die Geschäftsführung erhält eine kompakte Übersicht zu offenen Rechnungen, Ausnahmen und blockierten Freigaben.

Dieses Beispiel zeigt, warum selten ein einzelnes „bestes Tool“ den gesamten Prozess abdeckt. Entscheidend sind klare Systemrollen, verlässliche Schnittstellen und eine nachvollziehbare Ausnahmebehandlung.

KI in Buchhaltung und Controlling sinnvoll verbinden

Sauber strukturierte Buchhaltungsdaten bilden die Grundlage für bessere Unternehmenssteuerung. Sobald Kostenstellen, Projekte und Zahlungsstatus zuverlässig gepflegt sind, kann KI Abweichungen schneller sichtbar machen und Berichte verständlich zusammenfassen. Wie sich dieser nächste Schritt gestalten lässt, zeigt unser Vergleich der besten KI-Tools für Controlling.

Auch die Zusammenarbeit mit der Kanzlei verändert sich. Statt Belege nachträglich zu sortieren, können Fachkräfte früher auf unklare Fälle, steuerliche Besonderheiten und Abschlussqualität eingehen. Passende Lösungen für diesen Bereich findest du im Beitrag KI-Tools für Steuerberater.

Buchhaltung ist ein klarer Anwendungsbereich. Weitere Rollenvergleiche sammelt der Beitrag Die besten KI-Tools im Überblick.

Fazit: Die beste KI für Buchhaltung passt zu deinem Prozess

KI kann Belege erfassen, Buchungsvorschläge erstellen, Zahlungen zuordnen und Freigaben beschleunigen. DATEV, Lexware Office, sevdesk und BuchhaltungsButler decken unterschiedliche Stufen der eigentlichen Buchhaltung ab. Candis stärkt den Rechnungsworkflow, Finmatics die KI-gestützte Belegverarbeitung und GetMyInvoices den Dokumenteneingang. ChatGPT hilft bei Analyse und Wissensarbeit.

In vielen mittelständischen Unternehmen liegt der nächste Effizienzgewinn zwischen den vorhandenen Anwendungen. AI Cowork übernimmt dort definierte, systemübergreifende Aufgaben und bindet Menschen an den entscheidenden Stellen ein.

Häufige Fragen zu KI in der Buchhaltung

• Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026
• DATEV: Automatisierungsservice Rechnungen
• Lexware Office: digitale Belegerfassung
• sevdesk: Buchhaltungssoftware für KMU
• BuchhaltungsButler: Beleg- und Zahlungsmanagement
• Candis: digitales Rechnungsmanagement
• Finmatics: FAQ zur KI-Buchhaltung und DATEV-Anbindung
• GetMyInvoices: automatischer Rechnungsaustausch
• OpenAI: Datenschutz und Sicherheit für Geschäftsdaten
• OpenAI Help Center: Datenanalyse mit ChatGPT

Hinweis: Dieser Artikel bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer-, Rechts- oder Datenschutzberatung. Produktfunktionen und Konditionen können sich ändern. Stand der inhaltlichen Prüfung: August 2026.

Über den Autor

Peter Krause

KI-Berater, Buchautor & Gründer

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